Pernah merasa waktu cepat sekali berputar? Perasaan baru saja jam 9 pagi, sekarang sudah jam 5 sore, masalahnya kamu merasa belum mengerjakan apapun yang cukup untuk hari ini.

Ketika merasa tidak punya cukup waktu, kita sering langsung berpikir bahwa jadwal kita terlalu padat, atau “ini terlalu sulit untuk dikerjakan”, dan berbagai macam perasaan lainnya. Padahal, persoalannya tidak selalu terletak pada jumlah aktivitas atau tingkat kesulitannya. Cara kita menjalani kebiasaan sehari-hari juga dapat menentukan bagaimana cara mengelola waktu. Waktu memang memiliki jumlah yang sama setiap harinya. Yang berbeda adalah bagaimana kita menggunakan perhatian, energi, dan waktu tersebut untuk mengerjakan pekerjaan. 

Lantas, bagaimana kita bisa mengenali kebiasaan kita dalam mengelola waktu? Yuk simak penjelasan selengkapnya.

6 Hal yang Perlu Dipelajari untuk Memahami Cara Mengelola Waktu

Sama seperti mengenali diri sendiri, kamu harus bisa dan terbiasa mengenali pola tingkah dari dirimu yang muncul dalam satu hari untuk bisa memahami cara mengelola waktu yang tepat. Jika kamu sudah dapat mengenalinya, satu anak tangga sudah bisa kamu lalui, yaitu ‘mengantisipasi gangguan’. Apa maksudnya? Berikut adalah beberapa hal yang perlu masuk ke dalam radar kesadaranmu:

1. Menyadari Kebiasaan, Mempengaruhi Keputusan

Setiap hari kita membuat banyak keputusan kecil: kapan bangun, kapan memeriksa ponsel, kapan bekerja, kapan makan, hingga kapan beristirahat. Jika semua keputusan harus dipikirkan dari awal, energi mental akan lebih cepat terkuras. Rutinitas membantu sebagian aktivitas menjadi lebih otomatis. Karena itu, kebiasaan yang sederhana dapat membantu kita mengelola waktu tanpa harus terus-menerus membuat keputusan baru. Tapi, pastikan kebiasaan itu dilengkapi dengan ‘kesadaran’, agar kamu dapat melakukan keputusan yang tepat.

Misalnya, menentukan waktu tertentu untuk memeriksa email atau menyiapkan kebutuhan kerja pada malam sebelumnya, ini dapat mengurangi waktu yang terbuang untuk keputusan kecil. Begitu juga untuk berbagai pekerjaan lainnya, jika kamu merasa baru dalam mengerjakan sebuah to-do-list, langkah tepat yang bisa kamu lakukan adalah “mencicil” pekerjaan tersebut. Yang utama adalah, kamu paham dan menyadari bahwa itu adalah sebuah pekerjaan berat dan akan sulit untuk di lakukan. “Menyadari” adalah satu anak tangga yang penting untuk bisa menjadi pijakkan dalam memahami cara mengelola waktu yang tepat.

Tips:
Ini lebih dari sekedar journaling atau membuat daftar kegiatan. Jika kamu hanya melakukan kebiasaan tanpa ‘sadar’ atau ‘hadir’ dalam aktivtas tersebut, distraksi seperti ‘Ah nanti gagal’, ‘ah, kayaknya susah’, akan lebih cepat mempengaruhi otak, dan akhirnya membuat kamu menunda pekerjaan tersebut. 

2. Mengatur Value Prioritas

Kesibukan juga tidak selalu berarti produktivitas. Seseorang dapat menghabiskan banyak waktu berpindah antara berbagai tugas, tetapi hanya menyelesaikan sedikit hal penting. Inilah alasan prioritas menjadi bagian penting ketika kita mengelola waktu. Coba kelompokkan aktivitas berdasarkan tingkat kepentingannya:

• Penting dan harus dilakukan segera.
• Penting tetapi masih bisa dijadwalkan.
• Tidak terlalu penting tetapi sering mengambil perhatian.
• Aktivitas yang sebenarnya bisa dikurangi.

Pembagian sederhana ini dapat membantu melihat ke mana waktu kita benar-benar pergi. 

Tips:
Bagi kamu si ‘perfeksionis’, manfaatkan sesi mengatur value prioritas ini untuk menyadari bahwa tidak semua detail pekerjaan mendesak untuk kamu kerjakan hari itu juga. Nikmati setiap prosesnya, dan hargai setiap langkah kecil yang sudah berhasil kamu lakukan.

3. Belajar Mengelola Distraksi

Salah satu kebiasaan yang sering tidak disadari adalah terlalu sering berpindah perhatian atau bisa juga kita sebut sebagai ‘distraksi’. Membuka satu notifikasi mungkin hanya membutuhkan beberapa detik. Namun, kembali fokus pada pekerjaan sebelumnya bisa membutuhkan waktu lebih lama. Karena itu, mengelola waktu juga berarti mengelola gangguan. Bukan berarti semua notifikasi harus dimatikan. Kita dapat memilih kapan harus tersedia dan kapan membutuhkan ruang untuk fokus.

4. Rutinitas Tidak Harus Rumit

Rutinitas yang baik bukan berarti memiliki jadwal setiap menit. Justru, jadwal yang terlalu padat dapat membuat seseorang sulit beradaptasi ketika terjadi perubahan. Rutinitas sederhana bisa berupa waktu tidur yang relatif konsisten, menentukan tiga prioritas utama setiap pagi, atau menyediakan waktu khusus untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi. Tujuannya bukan membuat hidup menjadi sempurna, tetapi membantu kita mengelola waktu dengan lebih sadar.

5. Mengelola Ekspektasi

Belajar mengelola ekspektasi adalah gerbang kedua untuk memahami cara mengelola waktu yang lebih efektif. Memiliki impian dan keinginan memang bagus, tapi pastikan kamu bisa mengimbanginya dengan aksi nyata. Akan menjadi masalah jika kamu hanya terus membayangkan tanpa melakukan aksi yang mendukung keinginan kamu. Jadi, bermimpilah besar dan lakukan aksi secara perlahan, nikmati setiap proses dan bersyukur atas apa yang sudah kamu dapatkan hari ini.

6. Beri Ruang Untuk Hal yang Tidak Terduga

Setelah mampu mengelola ekspektasi, gerbang ketika untuk bisa memahami cara mengelola waktu adalah memberi ruang untuk kesalahan atau berbagai macam hal yang tidak terduga. Jangan menganggap setiap jam akan berjalan sesuai rencana. Padahal, perjalanan bisa lebih lama, pekerjaan bisa membutuhkan waktu tambahan, atau seseorang mungkin membutuhkan bantuan kita. Menyisakan ruang kosong membuat sistem mengelola waktu menjadi lebih realistis. Karena pada akhirnya, kemampuan mengelola waktu bukan hanya soal membuat jadwal yang padat. Ini juga tentang memahami kebiasaan, menentukan prioritas, dan menyadari ke mana perhatian kita pergi.

Bangun Kesadaran untuk Memahami Cara Mengelola Waktu

Kini, kamu sudah mengetahui bahwa cara mengelola waktu sebenarnya memiliki 3 gerbang anak tangga yang termuat dalam 6 radar kesadaran: Hadir atau menyadari, kelola ekspektasi, memberi ruang untuk hal tidak terduga. Waktu tidak selalu perlu diisi lebih banyak. Kadang, yang dibutuhkan adalah menggunakan waktu yang ada dengan lebih sengaja.

Bagi kamu yang sedang belajar mengelola waktu, kamu bisa menggunakan template gratis ini untuk membuat to-do-list harian.